В современной организации выполнение операций анализа деятельности, бюджетирования и планирования, формирования аналитических отчётов часто возлагается на специализированные отделы или группы сотрудников. Данные бизнес-функции уже выполняются в большинстве современных компаний в том или ином виде. Сотрудники соответствующих отделов выполняют множество действий по учёту данных, расчёту показателей предприятий. Процессы бюджетирования становится неотъемлемой частью современных компаний.
Анализ ключевых показателей деятельности, системы поощрения персонала, сценарное или стохастическое моделирование будущего зарекомендовали себя как мощные и эффективные инструменты управления. Однако, придя в типичную компанию, можно увидеть целые отделы, занимающиеся перенесением лицевых счетов из автоматизированной банковской системы в отчёт, последующего их сложения и передачи отчёта руководству. Или настройкой Excel-таблиц для суммирования данных от различных подразделений. После чего подразделениям высылаются формы, которые сотрудники подразделений заполняют и высылают обратно. В лучшем случае после этого собранные данные переносятся в основной отчёт через буфер обмена.
Такие процессы, как моделирование будущих денежных потоков стохастическими методами или на основе сценарного анализа, вообще невозможны без специализированной системы, базой которой является хранилище аналитических данных. Компания «Кворум Консалтинг» предлагает информационные системы для поддержки принятия управленческих решений на базе продуктов компаний Intersoft Lab и Oracle.
Кроме программных продуктов предлагаются услуги по бизнес-консультированию - постановка методологий, бизнес-процессов, на основе методологий поставщиков решений дополненных богатым опытом компании Кворум.
По мере развития бизнеса, руководство часто требует всё более точной информации о состоянии дел, более сложных расчётов. Например, для такого показателя, как рентабельность вложенных средств, или оборачиваемости капитала, необходимо собрать практически со всех подразделений данные о денежных потоках, о состоянии счетов, об основных средствах. После сбора с данными необходимо провести достаточно сложные расчёты. В случае если АБС или ERP содержат эти данные, то их получение не представляет труда. Однако генерация отчёта с использованием АБС или ERP может занять много часов сотрудников, которые будут вручную перерабатывать данные, выполняя расчёт в Excel или даже вручную.
В случае если данных в основных системах нет, их сбор представляет собой довольно сложную задачу. Например, при планировании, рассылка форм для планирования по электронной почте подразумевает как минимум отправку письма, последующий звонок в подразделение и выдачу инструкций по заполнению. В больших предприятиях число подразделений может достигать многих сотен. Консолидация собранных форм занимает множество времени весьма дорогостоящих сотрудников отделов планирования.
Современные системы на основе хранилищ данных позволяют автоматизировать бизнес-процессы планирования или сбора информации по компании, расчёты показателей и создание отчётов. Эти системы позволяют отказаться от множества ненужных действий выполняемых сотрудниками. Загрузка данных в систему, расчёт и генерация большинства отчётов выполняется автоматически, при минимальном участии только системного администратора. Например, тот же расчёт рентабельности вложенных средств и коэффициента оборачиваемости капитала может занять считанные минуты, включая загрузку данных, расчёты, генерацию отчёта и автоматическую рассылку отчёта.
Результаты расчётов могут вернуться в основные системы и использоваться для расчёта заработной платы по сложным системам мотивации, так же автоматически, без участия человека. В современном мире, как известно, заработные платы растут, в то время как техника дешевеет. Возможно, в средней Азии дешевле нанять десяток плановиков-бюджетников, чем купить информационную систему. В России же заработная плата квалифицированного сотрудника обычно превышает стоимость компьютера.
Для процессов бюджетирования предусмотрено создание форм, выполнение типовых расчётов, отслеживание статусов заполнения форм, автоматическая консолидация. Типовая система автоматизации бюджетирования сводит действия отдела планирования к разработке бюджетов, бизнес-процессов бюджетирования, форм ввода, автоматических расчётов. Например, расчёт процентных доходов банка может выполняться исходя из прогнозной величины процентной ставки нажатием одной кнопки. Затраты на сырьё, величина заработной платы, доходы от продаж, могут также автоматически рассчитываться исходя из плановых данных по продажам и количеству персонала.
Сколько стоит один квалифицированный сотрудник отдела планирования современной организации? Сколько времени бизнес-процессы планирования и анализа деятельности предприятия отнимают у других сотрудников компании? Например, если сотрудник отдела планирования рассылает некоторые формы по подразделениям, то сотрудники подразделений тратят кучу времени на их заполнение и отсылку обратно. В связи с чем, стоимость бизнес-процессов сбора и планирования показателей деятельности предприятия могут быть весьма дорогостоящими. Это не только зарплата собственно плановиков. Это также зарплата всех сотрудников, участвующих в сквозном бизнес-процессе, который пронизывает всю компанию. Т.к. чтобы рассчитать поток наличности за месяц в компании, расчёт должны производить люди с высшим образованием, желательно весьма квалифицированные, из большинства подразделений.
Современная система автоматизации может существенно уменьшить стоимость данных процессов. Ведь большинство расчётов будет выполняться вообще без участия человека! Основная же работа сотрудников будет сводиться к анализу данных и выработке решений. Там же, где бизнес-процесс не получится автоматизировать полностью, трудозатраты на него существенно сократятся за счёт автоматизации рутинных действий, таких как отправка, расчёты, ограничение на ввод и проверка правильности заполнения.
Часто в компании существуют сотрудники, работающие не производительно, но довольные своей работой. Например, в одной компании девушка занималась переносом лицевых счетов из АБС в отчёт на Excel через буфер обмена и формированием отчёта. При этом данная работа её полностью устраивала и эта сотрудница не хотела ничего менять. Получала она достаточно, руководство было ей довольно, а как сделать лучше - никто не знал.
В современные хранилища, помимо информационной части, входит также методологическая составляющая – эффективные методологии автоматизации и структуры бизнес-процессов. При работающей системе люди, выполняющие сомнительные действия, сразу бросаются в глаза. С внедрением хранилища данных работа этой девушки стала гораздо более творческой: отчёт приходил к ней в уже готовом виде, а девушка тратила небольшую часть дня на анализ отчёта, а не на его составление. И анализ производился по данным на порядок более точным и выверенным, чем при сборе вручную. А сколько ещё в компании сотрудников, с высшим образованием и даже MBA, которые переписывают данные из ячейки в ячейку и складывают результат на калькуляторе?
Мы живём в 21 веке и информационная система способна сделать за нас множество рутинных действий. Сотрудник же имеет возможность разгрузить спинной мозг от ненужных в 21 веке процессов и загрузить головной мозг тем, что действительно достойно человека: анализом глобальных процессов, стратегией, оптимизацией.
Международная конкуренция усиливается. Западные компании уже внедрили множество информационных систем. В этих компаниях не стало меньше сотрудников. Но посмотрите, как точно западные компании предвидят будущее, угадывают конъюнктуру рынка. Как быстро выводятся новые продукты на рынок. Это во многом производится за счёт эффективного планирования и анализа, когда люди тратят своё время собственно на планирование, а не на дозвон до дальневосточного филиала и диктовку отчёта об использовании средств. В 21 веке люди имеют возможность автоматизировать рутинные действия, возложить рутину на компьютер, а самим сконцентрироваться на тех делах, которые действительно достойны человека.
